DBS checks in Wales/ Gwiriadau DBS yng Nghymru

Darllenwch hyn yn Gymraeg yma.  Read this in Welsh here

A DBS check is a criminal record check and an enhanced DBS is required for those working with children. CIW have published guidance and the answers to some 'Frequently Asked Questions' in relation to DBS checks, relevant to all childcare and play providers in Wales. This includes the details of payments for DBS checks.

What you need to know

The various regulations require you to renew your DBS certificate every three years. This is your responsibility and CIW will not remind you to do this.

If you need to renew your current DBS certificate with CIW do not apply until three months prior to the renewal date of your application. Their on-line process is quick and most checks are completed within 14 days. Contact CIW on 0300 7900 126 to request a DBS check if you have reached this renewal stage. Please do not contact your individual inspector or other contacts within CIW.

CIW have moved their DBS application process to a third party provider. For the most part, this will make the application process a largely digital experience for all DBS applicants and reduce the complexity and amount of data/information they are required to manage. CIW no longer accept paper copies of DBS application forms.

CIW are involved in just two important steps:

  • Eligibility
  • Considering ‘positive’ information contained on DBS certificates

Further detailed information on these key elements of this can be found in CIW's guidance document

Care Inspectorate Wales (CIW) announced that from 1 July 2021 it will be easier to access an Identity Verification (IDV) check appointment.

CIW will no longer require you to attend a virtual or face-to-face IDV checks at a CIW office during your working hours.  You will be able to use the IDV service provided at many Post Offices (services vary so please check with your Post Office), offering you the flexibility to arrange an IDV check around your working week and at a location closer to your home. The Post Office has an administration charge of £12 for this service.

From 1 July 2021, you will be prompted by the online application system, as part of the application process, to arrange an IDV check appointment at an available Post Office of your choice.

How much will each DBS cost?

Payment of the DBS fee and an administration charge is required of all applicants. When you complete your DBS check on-line with CIW you will be required to pay the cost of the DBS fee (currently £44) and an administration fee (currently £8 + VAT) per DBS check. 

Payment will be taken by the third party provider via their on-line portal during the application process. You can make your payment via PayPal or a debit or credit card (except American Express); cash or cheque payments cannot be made. All fees are non-refundable.

In addition to this fee the IDV service provided through The Post Office (see above) has an administration charge of £12 per DBS check.

This makes a total cost of £64 for each DBS check required.

What is the DBS Update Service?

PACEY Cymru and CIW recommend that all applicants take the opportunity to subscribe to the DBS Update Service during the on-line application process.  The Update Service is an online subscription that allows you to keep your DBS certificate up to date and, with your permission, allows CIW to make periodic status checks of your certificate.

The service is available for an annual fee (currently available from £13). Your subscription must be renewed each year if you want to maintain the benefits of the service. These include;

  • Not having to renew your certificate three yearly - as long as you maintain your DBS Update Service subscription and no new information is becomes available during your status check;
  • Saving you the time and expense of having to travel to a Post Office to renew your DBS certificate in the future.

Further information is available in CIW's Frequently Asked Questions.

If you have any general queries or points to raise in relation to this please email paceycymru@pacey.org.uk. Any DBS requests should be referred to CIW on 0300 7900 126.

 

Mae gwiriad DBS yn wiriad cofnod troseddol ac mae angen DBS manwl ar gyfer y rhai sy'n gweithio gyda phlant. Mae AGC wedi cyhoeddi canllawiau a'r atebion i rai 'Cwestiynau Cyffredin' mewn perthynas â gwiriadau DBS, sy'n berthnasol i bob darparwr gofal plant a chwarae yng Nghymru. Mae hyn yn cynnwys manylion taliadau am wiriadau DBS.

Yr hyn sydd angen i chi wybod

Mae'r rheoliadau amrywiol yn gofyn i chi adnewyddu eich tystysgrif DBS bob tair blynedd. Eich cyfrifoldeb chi yw hyn ac ni fydd AGC yn eich atgoffa i wneud hyn.

Os oes angen i chi adnewyddu eich tystysgrif DBS bresennol gydag AGC, peidiwch â gwneud cais tan dri mis cyn dyddiad adnewyddu eich cais. Mae eu proses ar-lein yn gyflym ac mae'r mwyafrif o wiriadau'n cael eu cwblhau cyn pen 14 diwrnod. Cysylltwch ag AGC ar 0300 7900 126 i ofyn am wiriad DBS os ydych chi wedi cyrraedd y cam adnewyddu hwn. Peidiwch â chysylltu â'ch arolygydd unigol neu gysylltiadau eraill yn AGC.

Mae AGC wedi symud eu proses ymgeisio DBS i ddarparwr trydydd parti. Ar y cyfan, bydd hyn yn gwneud y broses ymgeisio yn brofiad digidol i raddau helaeth i bob ymgeisydd DBS ac yn lleihau cymhlethdod a maint y data/gwybodaeth y mae'n ofynnol iddynt eu rheoli. Nid yw AGC bellach yn derbyn copïau papur o ffurflenni cais DBS.

Mae AGC yn cymryd rhan mewn dau gam pwysig yn unig:

  • Cymhwyster
  • Ystyried gwybodaeth ‘gadarnhaol’ a gynhwysir ar dystysgrifau DBS

Gellir dod o hyd i wybodaeth fanwl bellach am yr elfennau allweddol o hyn yn nogfen canllawiau AGC

Cyhoeddodd Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) y bydd yn haws cyrchu apwyntiad gwirio Dilysiad Hunaniaeth (IDV) o 1 Gorffennaf 2021 ymlaen.

Ni fydd AGC bellach yn gofyn i chi fynd i wiriadau IDV rhithwir neu wyneb yn wyneb yn swyddfa AGC yn ystod eich oriau gwaith.  Byddwch yn gallu defnyddio'r gwasanaeth IDV a ddarperir mewn llawer o Swyddfeydd Post (mae gwasanaethau'n amrywio felly gwiriwch â'ch Swyddfa Bost), gan gynnig yr hyblygrwydd i chi drefnu gwiriad IDV o amgylch eich wythnos waith ac mewn lleoliad sy'n agosach at eich cartref. Mae gan Swyddfa'r Post dâl gweinyddol o £12 am y gwasanaeth hwn.

O 1 Gorffennaf 2021, byddwch yn cael eich annog gan y system ymgeisio ar-lein, fel rhan o'r broses ymgeisio, i drefnu apwyntiad gwirio IDV mewn Swyddfa Bost o'ch dewis.

Faint fydd pob GDG yn ei gostio?

Mae angen talu'r ffi DBS a thâl gweinyddol ar bob ymgeisydd. Pan fyddwch yn cwblhau eich gwiriad DBS ar-lein gydag AGC bydd gofyn i chi dalu cost y ffi DBS (£44 ar hyn o bryd) a ffi weinyddol (£8 + TAW ar hyn o bryd) am bob gwiriad DBS. 

Bydd y darparwr trydydd parti yn cymryd y taliad drwy eu porth ar-lein yn ystod y broses ymgeisio. Gallwch wneud eich taliad drwy PayPal neu gerdyn debyd neu gredyd (ac eithrio American Express); ni ellir gwneud taliadau arian parod na siec. Ni ellir ad-dalu unrhyw ffioedd.

Yn ychwanegol at y ffi hon mae gan y gwasanaeth IDV a ddarperir drwy Swyddfa'r Post (gweler uchod) dâl gweinyddol o £12 am bob gwiriad DBS.

Mae hyn yn gyfanswm cost o £64 am bob gwiriad DBS sy'n ofynnol.

Beth yw’r Gwasanaeth Diweddaru GDG?

Mae PACEY Cymru ac AGC yn argymell bod pob ymgeisydd yn cymryd y cyfle i danysgrifio i’r Gwasanaeth Diweddaru DBS yn ystod y broses ymgeisio ar-lein.  Mae'r Gwasanaeth Diweddaru yn danysgrifiad ar-lein sy'n eich galluogi i gadw'ch tystysgrif DBS yn gyfredol a, gyda'ch caniatâd, mae'n caniatáu i AGC wneud gwiriadau statws rheolaidd o'ch tystysgrif.

Mae'r gwasanaeth ar gael am ffi flynyddol (ar gael ar hyn o bryd o £13). Rhaid adnewyddu eich tanysgrifiad bob blwyddyn os ydych chi am gynnal buddion y gwasanaeth. Mae'r rhain yn cynnwys:

  • Osgoi'r angen i adnewyddu eich tystysgrif bob tair blynedd - cyn belled â'ch bod yn cynnal eich tanysgrifiad Gwasanaeth Diweddaru DBS ac nad oes unrhyw wybodaeth newydd ar gael yn ystod eich gwiriad statws;
  • Arbed amser a chost i chi o deithio i Swyddfa'r Post i adnewyddu eich tystysgrif DBS yn y dyfodol.

Mae gwybodaeth bellach i’w chael yn Cwestiynau Cyffredin AGC.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau neu bwyntiau cyffredinol i'w codi mewn perthynas â hyn, e-bostiwch paceycymru@pacey.org.uk. Dylid cyfeirio unrhyw geisiadau DBS at AGC ar 0300 7900 126.